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会议接待礼仪
作者:管理员    发布于:2024-04-01 13:16:41    文字:【】【】【

  会议接待礼仪(主管:QQ66306964 主管:skype live:.cid.6c7b79dae5ec9830)接打电话要做到语言文明、态度文明、举止文明。要使用电话基本文明用语,如:您好!、你好!、请、劳驾、麻烦、再见等,声调要愉悦,语音和音量要适中,咬字要清楚。主动给对方打电话时,应在对方的工作时间内联系,尽量不要在节假日、用餐时间和休息时间给他人打工作电话(特别紧急时除外)。打国际电话还要考虑时差。电话礼仪提倡以短为佳,宁短勿长,对通话的时间通常控制在三分钟之内。

  1.引导:接待人员应走在客人的左前方一点的位置,遇到转弯时,应用右手示意,说声请走这边。

  2.如果是自己陪同客人,担当主人,应让客人位于自己的右侧,以示尊重,注意要并排走,不要落在后面。

  上楼梯应让客人、领导、女士先上,接待人员在后;下楼梯时,接待人员应在前,让客人、领导、女士在后。这既是礼节,也是为客人安全着想。

  现在一般都是无人驾驶的自动电梯,所以接待人员要自己先进去,再让客人进去。到达时应让客人先出去,自己用一只手挡着电梯门一边或按着电梯开门的按钮,防止门突然自动关闭,夹伤客人。

  1.进门应先把门推开,站在门口,用手示意,请客人、领导进去。同样,出门时也相同。

  1.右手心朝上,五指自然平摊,有礼貌地以手示意,并简要地说明被介绍人的单位、职务、姓名。

  2.介绍应遵守尊者优先了解情况的原则。也就是说,在为他人作介绍前,先要确定双方地位的`尊卑,然后先介绍位卑者,后介绍位尊者。这样可使位尊者优先了解位卑者的情况,在交际中掌握主动权。

  根据礼仪规范,握手时双方伸手的先后次序,应当在遵守尊者决定原则的前提下,具体情况具体对待。

  (7)职位、身份高者与职位、身份低者握手时,应由职位、身份高者首先伸出手来。

  在工作场合,握手时伸手的先后次序,主要取决于职位、身份;而在社交、休闲场合,则主要取决于年龄、性别、婚否。

  在接待来访者时,握手的次序应如此安排:当客人抵达时,主人应首先伸出手来与客人相握,以示欢迎;在客人告辞时,则应由客人首先伸出手来与主人相握,以示再见。

  (1)握手之时,为表示热情友好,应当稍许用力;与亲朋故旧握手时,所用的力量可稍大一些;而在与初次相识者及异性握手时,不可用力过猛。

  (2)通常,与他人握手的时间不宜过短或过长。一般来说,握手的时间应控制在3秒钟以内,即握上一两下即可。

  接待活动中,互相赠送名片是一种极为寻常的事,在向对方赠送名片时应起立,双手递赠,以示尊重。在接受名片时也要双手,接到对方名片后一定要看一遍,切不可不看一眼就装在衣袋里或拿在手上把玩,更不能把名片放在桌上,再在名片上压上别的东西,这些都是对别人不尊重、不礼貌的行为。

  1、上车应让客人和领导先上,接待人员在后;下车接待人员应自己先下,客人和领导后下。

  2.乘坐小车,主人在左边,客人在右边,陪同坐在驾驶员旁边位子,这是一种习惯,也是为了客人安全。

  会见通常安排在会客室或办公室。有时宾主各坐一边,有的穿插坐在一起。有些国家元首会见还有其独特礼仪程序,如双方简短致辞、赠礼、合影等。我国习惯在会客室会见,客人坐在主人的右边,译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就座,主方陪见人在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。

  双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子,宾主相对而坐,以正门为准,主人占背门一侧,客人面向正门。主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈人右侧,但有的国家亦让译员坐在后面,一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左右排列。记录员可安排在后面,如参加会谈人数少,也可安排在会谈桌就座。

  1.提出会见要求,将要求会见人的姓名、职务以及会见什么人、会见的目的告知对方。接见一方应尽早给予回复,约妥时间。如因故不能接见,应婉言解释。

  2.作为接见一方的安排者,应主动将会见(会谈)时间、地点、主方出席人、具体安排及有关注意事项通知对方。作为前往会见一方的安排者,则应主动向对方了解上述情况,并通知有关的出席人员。

  3.准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员的名单,及早通知有关人员和有关单位作好必要安排。主人应提前到达。

  4.会见、会谈场所应安排足够的座位。如双方人数较多,厅室面积大,宜安装扩音器。会谈如用长桌,事先排好座位图,现场放置中外文座位卡,卡片上的字体应工整清晰。

  5.如有合影,事先排好合影图,人数众多应准备梯形站立架。合影一般由主人居中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份,也要考虑场地大小,即能否都摄入镜头。一般来说,两端均由主方人员把边。

  6.客人到达时,主人在门口迎候。可以在大楼正门迎候,也可以在会客厅门口。如果主人不到大楼门口迎候,则应由工作人员在大楼门口迎接,引入会客厅。如有合影,宜安排在宾主握手之后,合影后再入座。会见结束时,主人应送至车前或门口握别,目送客人离去后再退回室内。

  7.领导人之间的会见,或是会谈,除陪见人和必要的译员、记录员外,其他工作人员安排就绪后均应退出。如允许记者采访,也只是在正式谈话开始前采访几分钟,然后统统离开。谈话过程中,旁人不要随意进出。

  8.会见时招待用的饮料,各国不一。我国一般准备茶水。会谈如时间过长,可适当加上咖啡或红茶。

  会议是领导组织在商讨或处理一些较为重要事务的决定会议,有时也是领导和员工会议上商讨重要的事情并做出重大决定,所以一场会议有时可能长达几个小时,由于参会人员一般在会议过程中都需要高度的集中精神,所以在会议期间的后勤服务工作也是尤为重要的。

  中国自古被称为礼仪之邦,所以在待人接物方面都特别的重视,特别是对于来宾以及领导时,相对的礼仪接待就现得更为注重以礼相待。在接续几小时的会议当中,通常来说,领导都需要花较长的时间的作工作报告及总结工作、布置下一阶段的工作,所以会务服务中的倒茶添水也在此时显得十分重要。

  开会前应及时准备好充分好会议所需的开水并在茶杯中放好茶叶,准确掌握开会时间,并能够在开前几分钟将茶水倒好;当开会时间无法确定时,也可将倒好的茶水双手端上,并礼貌的小声说:请喝水。

  一般说来除了能够准确的掌握时间在会前将茶水准备到位之外,会议期间的`续水工作也很重要。通常来说,一般会在会议进行15--20分钟时观察会场用水情况,及时添加茶水。在添加茶水时,不可以不端下茶杯,而直接在桌上或茶几上往杯中倒水、续水,是些都是不符合会议服务操作规范的。在续水时如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上,可将杯盖翻放在桌上或茶几上,只端起茶杯倒水。续水结束后该将杯盖盖上。切记不可把杯盖直接扣放在桌面或茶几上。

  倒水时应值得注意的是进入会议室应小声行走,避免发生大的声音影响会议的进行。添加茶水时不应挡住别人的视线,应从另一个方向将水续上,另外水加至七八分满为宜。

  开会倒水的顺序也是有讲究的,通常说来是从右边开始(即从领导开始依次顺时针顺序进行)倒水,倒水时应注意壶嘴不对着客人。每一位客人的喝水频率不一,所以喝水快的话就要加快频率,喝水慢的话可是适当减慢。

  1.熟悉会情。准确了解和熟悉所接待会议的目的、内容、会期、参加会议人员的构成情况(如层次、数量、性别、年龄、民族、来源等)。涉外会议还必须熟悉外宾的国别、宗教信仰、风俗习惯、忌讳、饮食起居方面的情况。熟悉和了解以上情况,是搞好会议接待工作的第一步。

  2.成立接待机构。建立接待机构,确定接待规格,拟定接特计划(计划要富有弹性,留有余地,在容易出差错的环节上,要有补救方案)。接待机构内部要有明确分工,职责到人,这是搞好接待工作的保证。

  3.后勤服务。会议接待要搞好客人的吃、住、行、娱乐和安全工作,要想方设法使与会人员吃得满意、住得舒适、行得方便、玩得愉快,同时在吃、住、行、娱时要确保安全。

  4.会议技术处理。会场技术处理涉及席位排法、音响控制、会标、花卉等环境设计。

  5.涉外会议接待中的礼宾排法。在涉外会议接待中,礼宾次序的安排要准确掌握。

  ①按身份与职务高低排列。这是礼宾次序的主要排列依据。②按字母顺序排列。在国际外交场合或国际比赛中,一般以参加国国名字母顺序排列。③按通知代表团组成的日期先后排列。

  ①挂旗的规矩。悬挂东道国和来宾国双方国旗的国际惯例是以右为上,以旗子面向为准,右方挂来宾国国旗,左方挂本国国旗。汽车上挂旗,以驾驶员左手一侧挂东道国国旗,右手一侧挂来宾国国旗。在此原则下,因场合的不同,具体悬挂方法有并列法、竖挂法和交叉法等多种。双方国旗面积应大致相同。

  ②升旗和降旗。在建筑物或广场、室外悬挂国旗若超过一天以上时,应日出升旗,日落降旗。升旗时,工作人员和参与人员应服装整齐,立正脱帽行注目礼。升旗时一定要升至旗杆顶,国旗绝对不能有破损污渍。

  所有会议实施之前,由主办单位领导决定其主题和规模,负责筹备会议的工作人员围绕会议主题,将领导议定的会议规模、时间、议程等组织落实。通常要成立一个专门的会务组,明确分工,责任落实到人。

  按常规,会议通知一般在会前15-30天内发至与会者,通知写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议时间和主题,会议参加者、会务费、应带材料、联系方式等重要内容。重要的会议,通知后应附回执。

  2、帮助客人穿好大衣:先穿一侧袖,再穿另一侧袖,之后提拉领口,帮客人整理好衣服;

  3、如果客人没有要求,接待方不要主动去接拿客人随身的手提包,如客人有要求,可帮助客人接拿,

  首先是会议主席台的座位安排问题,主席台必须要排座次,并放相应的名签,以方便领导相应入座,如果领导数为单时,主要的领导居中间座位,2号的领导在1号领导的左手边,3号领导在1号领导的右边;当领导为偶数时,1号和2号领导在中间,2号领导在1号领导的左手边,3号领导在1号领导的右手边。

  其次是对来访问、参加会议等的客人,应首先了解对方到达的时间和车次航班,安排与客人身份相当的工作人员去接待。去接客人时要提前到达机场或者车站,不能迟到让来者久等,否则会给客人带来不守信誉的印象。接到客人之后,先要问候类似“一路辛苦了,欢迎您的到来”的话,并做相应的自我介绍,送上自己的名片,当交换名片时,身体可稍微前倾,当接到客人的名片时应先仔细看一遍再装入口袋。提前准备好回去的交通工具和住宿的宾馆。

  接待时自己驾驶小轿车,后排的右侧为首位,左侧次之,中间再次之。女士不要一只脚先踏入车内,要先站在座位边上,先将身体降低,然后再将双脚收进车里。

  再次在宴请客人时,主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,其他的可以随意安排。

  最后在带领客人去某地时,如果在走廊,接待人员要再客人的二三步之前;若是在楼梯里,引导客人上楼时,要让客人走在前面,接待人员走在后面;如果是下楼,那应该由接待人员走在前面,客人在后面。若是在电梯里,接待人员应该先进入,等待客人进入电梯后再关闭电梯,出电梯时先让客人出。

  语言是人类进行信息传输的基本符号系统。而商务语言又要求做到礼貌而正式、恰当又文明、和谐又得当。根据商务接待的需要明确目的。言语和动作都要恭敬谦虚。注意使用文明用语,绝对不能出现侮辱人的线.非语言礼仪

  非语言礼仪是一门艺术,包括目光、面部表情、身体姿势、手势等礼仪。但是需要注意的是一个简单的姿势可能在一种文化中表示尊重和热情,而同样移植到另一种文化中就表示侮辱和野蛮。例如在中国、美国等国家,点头表示YES,而在尼泊尔等国家表示NO。而在日本点头不代表同意,只表示对讲话者的尊重,表示理解。再如美国人认为直视他人交谈表示真诚自信,而日本人觉得不礼貌。国家的不同、地域的不同都有可能导致文化的不同,在国企的商务接待中首先要了解对方的文化背景,对症下药,避免触犯交谈者的忌讳。

  1.接待人员对来访者,一般应起身握手相迎,对上级、长者、客户来访,应起身上前迎候。对于同事、员工、除第一次见面外,可不起身。

  2.不能让来访者坐冷板凳。如果自己有事暂不能接待来访者,应安排秘书或其他人员接待客人。不能冷落了来访者。

  3.要认真倾听来访者的叙述。公务往来是“无事不登三宝殿”,来访者都是为了谈某些事情而来,因此应尽量让来访者把话说完,并认线.对来访者的意见和观点不要轻率表态,应思考后再作答复。对一时不能作答的,要约定一个时间再联系。

  5.对能够马上答复的或立即可办理的事,应当场答复,迅速办理,不要让来访者无谓地等待,或再次来访。

  6.正在接待来访者时,有电话打来或有新的来访者,应尽量让秘书或他人接待,以避免中断正在进行的接待。

  7.对来访者的无理要求或错误意见,应有礼貌地拒绝,不要刺激来访者,使其尴尬。

  8.如果要结束接待,可以婉言提出借口,如“对不起,我要参加一个会,今天先谈到这儿,好吗?”等,也可用起身的体态语言告诉对方就此结束谈线

  商务接待成功的秘诀在于细心,照顾到每一个客人的喜好,他们会高兴你的细心的。了解客人,对新老朋友都热情相待。在商务接待中提高公司形象,强调公司的任务,但要做得圆滑而漂亮。

  介绍的顺序:先介绍位卑者给位尊者。先将男士介绍给女士;年轻的给年长的;自己公司的同事给别家公司的同事;先将职位稍低者介绍给职位高者;公司同事给客户;非官方人事给官方人士;本国同事给外国同事;如果身边各有一人,先介绍右边的,再介绍左边的。

  握手时,距对方约一步远,上身稍向前倾,两足立正,伸出右手,四指并拢,虎口相交,拇指张开下滑,向受礼者握手。

  掌心向里握手显示出一个人的谦卑和毕恭毕敬。平等而自然的握手姿态是两手的手掌都处于垂直状态。这是一种最普通也最稳妥的握手方式。

  握手时要讲究先后次序,由尊而卑,即先年长者后年幼者,先长辈再晚辈,先老师后学生,先女士后男士,先已婚者后未婚者,先上级后下级。

  在接待来访者时,这一问题变得特殊一些:当客人抵达时,应由主人首先伸出手来与客人相握。而在客人告辞时,就应由客人首先伸出手来与主人相握。前者是表示“欢迎”,后者就表示“再见”。

  当你在握手时,不妨说一些问候的话,可以握紧对方的手,语气应直接而且肯定,并在加强重要字眼时,紧握着对方的手,来加强对方对你的印象。

  ·不要用左手相握,尤其是和阿拉伯人、印度人打交道时要牢记,因为在他们看来左手是不洁的;

  ·在和基督教信徒交往时,要避免两人握手时与另外两人相握的手形成交叉状,这种形状类似十字架,在他们眼里这是很不吉利的;

  ·不要在握手时戴着手套或墨镜,只有女士在社交场合戴着薄纱手套握手,才是被允许的;

  ·不要拒绝和别人握手,即使有手疾或汗湿、弄脏了,也要和对方说一下“对不起,我的手现在不方便”。

  如果是坐着,尽可能起身接受对方递来的名片;辈份较低者,率先以右手递出个人的名片;到别处拜访时,经上司介绍后,再递出名片;接受名片时,应以双手去接,并确定其姓名和职务;接受名片后,不宜随手置于桌上;经常检查皮夹,不可递出污旧或皱折的名片;名片夹或皮夹置于西装内袋,避免由裤子后方的口袋掏出;尽量避免在对方的名片上书写不相关的东西;不要无意识地玩弄对方的名片;上司在时不要先递交名片,要等上司递上名片后才能递上自己的名片。

  1、在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前,配合步调,让客人走在内侧。

  2、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面,若是下楼时,应该由接待人员走在前面,客人在后面,上下楼梯时,接待人员应该注意客人的安全。

  3、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时,接待人员先进入电梯,等客人进入后关闭电梯门,到达时,接待人员按“开”的钮,让客人先走出电梯。

  4、客厅里的引导方法。当客人走入客厅,接待人员用手指示,请客人坐下,看到客人坐下后,才能行点头礼后离开。如客人错坐下座,应请客人改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。

  1、小轿车的座位,如有司机驾驶时,以后排右侧为首位,左侧次之,中间座位再次之,前坐右侧殿后,前排中间为末席。

  2、如果由主人亲自驾驶,以驾驶座右侧为首位,后排右侧次之,左侧再次之,而后排中间座为末席,前排中间座则不宜再安排客人。

  3、主人夫妇驾车时,则主人夫妇坐前座,客人夫妇坐后座,男士要服务于自己的夫人,宜开车门让夫人先上车,然后自己再上车。

  4、如果主人夫妇搭载友人夫妇的车,则应邀友人坐前座,友人之妇坐后座,或让友人夫妇都坐前座。

  5、主人亲自驾车,坐客只有一人,应坐在主人旁边。若同坐多人,中途坐前座的客人下车后,在后面坐的客人应改坐前座,此项礼节最易疏忽。

  6、女士登车不要一只先踏入车内,也不要爬进车里。需先站在座位边上,把身体降低,让臀部坐到位子上,再将双腿一起收进车里,双膝一定保持合并的姿势。

  吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶,都应以前排右坐为尊,后排右侧次之,后排左侧为末席。上车时,后排位低者先上车,前排尊者后上。下车时前排客人先下,后排客人再下车。

  我们在接待团体客人时,多采用旅行车接送客人。旅行车以司机座后第一排即前排为尊,后排依次为小。其座位的尊卑,依每排右侧往左侧递减。

  男职工胡须应修剪整洁,头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。女职工淡妆上岗、,修饰文雅,且与年龄、身份相符。工作时间不能当众化装。注意讲究公共卫生,上班前不应吃带有刺激性气味的食物,避免口腔异味。

  所有员工统一外着公司西服套装工作服,男士内穿蓝色衬衣工作服,女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍,扣子齐全,不漏扣、错扣。打好领带,配穿皮鞋,上衣袋不装东西,裤袋少装东西,并做到不挽袖口和裤脚。

  上岗期间员工必须佩带工作证牌,公司领导使用佩带在左胸的证牌,公司其他员工使用挂在胸前的证牌;

  接待时注意力集中,展现良好的精神状态,无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正,抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力,步幅适当,节奏适宜。

  避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等,实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时,要神态专注,表情自然,表达得体,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃动和抓耳挠腮。

  会议规模是由主持单位领导决定。一般来说,企业内部的一般工作性会议讲究效率,可以不拘形式。对于上级单位主持的会议,因为邀请各企业的代表参加,所以接待工作要求比较规范。通常是由企业的一位主要领导直接抓会议准备工作,成立一个会务组,专门研究布置会议接待接待的有关工作。

  会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。

  会议通知一般在会议前15至30天之内寄出,这样可以使对方有充足的时间把会议回执寄回来。

  要确定惟一的联络人员,而且要自始至终由这个人来联系,千万不要今天这个人负责联系,明天又换另外一个,这样会让接到通知的人搞不清到底是哪一个部门通知开会;

  要从会议召集者、参与会议的最高领导、与议题关系最为紧密的人、现场控制能力较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适的会议主席。

  好的会议记录者,除了具备倾听、互动、发表意见的能力,而且还要具有良好的组织、综合、比较能力。在会议过程中,会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。

  选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:

  第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。”第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。

  第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则,可能会造成损失。

  第四:要有停车场。现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。

  第一:圆桌型;这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。第二:口字型;如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议;

  第三:教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。

  主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。

  会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。

  接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分签到、引座、接待三个岗位。

  ①签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。

  ③接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。

  乘坐轿车时,通常有两种情况:当有专职司机开车时,小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在司机的旁边(如果后排乘坐三人,则3号座位在后排的中间)。如果是主人自己开车,则要请主宾坐到主人的右侧,即前排右侧的位置,也就是副驾驶的位置。

  乘坐中大型面包车时,则前座高于后座,右座高于左座;距离前门越近,座次越高。

  当宾主双方并排行进时,引领者走在外侧,让来宾走在内侧。单行行进时,引导者应走在前,来宾走在其后,起到带路的作用。

  首先要把墙让给客人,让客人在右边;陪同引导的标准位置是在客人的左侧前方1米到1.5米左右。如果客人认路,客人应走在前方。

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  国际惯例,排列顺序时按照拉丁字母排序,联合国开会则是每次抽一个字母排在前面。

  会议举行期间,一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者,少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人,往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求,应有求必应。

  举行较长时间的会议,一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时,还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料,最好便于与会者自助饮用,不提倡为其频频斟茶续水。

  那样做往往既不卫生、安全,又有可能妨碍对方。如果必要,还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。

  凡重要的会议,均应进行现场记录,其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种,也可交叉使用。

  负责手写笔记会议记录时,对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。

  组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。

  清理会议文件 ①根据保密原则,回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结

  会议礼仪,是召开会议前、会议中、会议后及参会人应注意的的事项,懂得会议礼仪对会议精神的执行有较大的促进作用。

  1.所有员工统一外着公司西服套装工作服,男士内穿蓝色衬衣工作服,女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍,扣子齐全,不漏扣、错扣。打好领带,配穿皮鞋,上衣袋不装东西,裤袋少装东西,并做到不挽袖口和裤脚。

  2.上岗期间员工必须佩带工作证牌,公司领导使用佩带在左胸的证牌,公司其他员工使用挂在胸前的证牌3.男职工胡须应修剪整洁,头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。女职工淡妆上岗、,修饰文雅,且与年龄、身份相符。工作时间不能当众化装。注意讲究公共卫165范文网生,上班前不应吃带有刺激性气味的食物,避免口腔异味。

  4.接待时注意力集中,展现良好的精神状态,无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正,抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力,步幅适当,节奏适宜。

  1.环绕式。就是不设立主席台,把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周,不明确座次的具体尊卑,而听任与会者在入场后自由就座。这一安排座次的方式,与茶话会的主题最相符,也最流行。

  2.散座式。散座式排位,常见于在室外举行的茶话会。它的座椅、沙发、茶几四处自由地组合,甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。3.圆桌式。圆桌式排位,指的是在会场上摆放圆桌,请与会者在周围自由就坐。圆桌式排位又分下面两种形式:一是适合人数较少的,仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌,而请全体与会者在周围就坐。二是在会场上安放数张圆桌,请与会者自由组合。

  4.主席式。这种排位是指在会场上,主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐。

  3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

  1、会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

  2、会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。

  1.结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐

  选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:

  第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。

  第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。

  第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为上次会议是从这里开的,没出什么问题,就草率地认为这回也会同样顺利。否则,可能会造成损失。

  第四:要有停车场。现代社会召集会议,一双草鞋一把伞赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。

  第一:圆桌型;这种形式适于1020人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

  第二:口字型;如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议;

  第三:教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。

  主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。

  会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。

  2、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。3、代订会所需的音响、灯光、摄影等设备。

  2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。3、会议期间可为vip客人提供特殊照顾和服务。

  2、协助会议人员处理会后事宜,进行会议期间的工作总结。我们的服务宗旨:“宾客至上服务第一”

  1、接待客人:提前做好接待准备,提前十分钟在约定地点等候,客人来到时应主动迎上,初次见面的还应主动作自我介绍,并引领客人至接待处,安置好客人后,奉上茶水或饮料。

  2、乘电梯:陪同客人乘电梯时,如电梯内没有其他人,应在客人之前进入电梯,按住“开”的按钮,再请客人进入电梯。到楼层时,应按住“开”的按钮,请客人先出。如电梯内有人,则无论上下都应客人、上司优先。电梯内不可大声喧哗或嬉笑吵闹;先上电梯的人应靠后站,以免妨碍他人乘电梯;电梯内已有很多人时,后进的人应面向电梯门站立。

  3、引路:在为客人引导时,应走在客人左前方二、三步前,让客人走在路中央,并适当地做些介绍;在楼梯间引路时,让客人走在右侧,引路人走在左侧,拐弯或有楼梯台阶的地方应使用手势,提醒客人“这边请”或“注意楼梯”。

  4、开门:向外开门时,先敲门,打开门后把住门把手,站在门旁,对客人说“请进”并施礼,进入房间后,用右手将门轻轻关上,请客人入坐;向内开门时,敲门后,自己先进入房内,侧身,把住门把手,对客人说“请进”并施礼,轻轻关上门后,请客人入坐。

  5、奉茶:客人就座后应快速上茶,上茶时应注意不要使用有缺口或裂缝的茶杯(碗)。茶水的温度应在七十度左右,不能太烫或太凉,应浓淡适中,沏入茶杯(碗)七分满。来客较多时,应从身分高的客人开始沏茶,如不明身分,则应从上席者开始。在客人未上完茶时,不要先给自己人上茶。

  6、送客:送客时应主动为客人开门,待客人走出后,再紧随其后。可在适当的地点与客人握别,如电梯(楼梯)口,大门口,停车场或公共交通停车点等。若是远道而来的贵宾,可送至车站、机场、轮船码头,并目送客人走进大厅,才能离开。

  会议是组织实施管理的一种手段。会议服务礼仪是指会议厅、会议室的环境规范和布置规范,摆台规范、设备使用规范,会议期间服务礼仪,会议服务基本礼仪,特殊会议服务礼仪及种类的附属设施服务礼仪。

  3.会见结束后,服务员清理会场,发现客人遗留物品,而此时客人已离现场,物品应交主办单位;

  4.会谈服务中,如有合影,合影位置应按礼宾顺序以主人右边为上宾,主客双方间隔排列;

  1.当宾客到达会见厅,主人到门口迎接的时候,服务员应撤下主人用过的小茶杯;

  2.参加会见的宾主双方入座后,服务员应同时分别按主宾、主人及其他陪客的次序上茶水;

  5.会谈服务中,服务员为客人续水,取杯时身体姿式应左脚向两椅子的空档跨出半步;

  6.会谈续水操作要领,服务员左脚向两椅子的空档跨出半步左手小指和无名指夹住杯盖,端下茶杯,在座位的右后侧把水倒入杯中,然后盖上杯盖;

  7.如果会见时间较长,中途应为宾主双方上毛巾,一般每隔40分钟左右续一次毛巾;

  9.对于小型报告或学术讲座的会议,服务员应在开会前半小时,摆上茶杯、便笺、铅笔等。

  会议现场布置要求一般应根据参加会议的人数做相应的调整。通常来讲,规模较大的会议可安排成丁字形、规模较小的会议可按U字形布置。常见的会议现场布置及座次礼仪如下几种:

  这种会议桌适用于内部会议或者双边谈判的现场。进行内部会议时,职务最高的.人应该位于短矩形边的一侧,并且应该面门而坐。进行双边谈判时,双方可分别坐于桌子长边的两侧。各方职位最高者应在己方居中的位置,职位排在第二位的人坐在他的右边,第三位者坐左边,依次排列。

  适用于回避座次概念的内部会议或者多边谈判。圆桌会议刻意体现与会人员平等互利的原则,淡化了尊卑概念。圆桌会议虽然回避了座次尊卑的问题,但是在入座时,按照国际惯例,各方与会人员应该尽量同时入场。

  内部大型会议或者对外新闻发布会一般采用这样的会议形式。主席台座次排列为前排高于后排、中间高于两边、右边高于左边。主持人的位置可以在前排中间也可以在最右端,发言席在主席台正前方或右前方。台下与会人员与主席台面对面,遵循同样的座次原则。

  听众席的座次则是前为尊,右为尊;如果按照单位、部门名称的拼音字头顺序依次就座,也是一种平等的座次原则。

  会见:官方或正式会见时,可以安排宾主并排而坐,客人坐在右侧。主客随行人员分别在两侧就坐,与宾主双方呈U字形。

  茶话会:茶话会一般不针对具体的商务事宜,主要以联谊和沟通为目的,是商务色彩非常淡薄的一种会议形式。因此,茶话会可以不讲究座次礼仪,以便于大 家交流为主。在室内,可以将椅子围成一圈,或者直接采用圆形会议桌,大家随意就座。在室外,座位可以随意调整,营造舒适、自由的交流空间。

  2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。3.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

  1.会议接待:专人负责机场,车站的`礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

  2.会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议>

  演讲稿等会议相关物品。3.会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

  1、结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。

  2、资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。3、合影:会议期间参会人员集体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。

  可能的话,多准备几种茶叶,使客人可以有多种选择。上茶前,应先问一下客人是喝茶还是喝饮料,如果喝茶习惯用哪一种茶,并提供几种可能的选择。不要自以为是,强人所难。如果只有一种茶叶,应事先说清楚。

  在会议开始之前一定要先把茶具洗干净,尤其是久置未用的茶具,难免沾上灰尘、污垢,更要细心地用清水洗刷一遍。在冲茶、倒茶之前最好用开水烫一下茶壶、茶杯。这样,既讲究卫生,又显得彬彬有礼。如果不管茶具干净不干净,胡乱给客人倒茶,这是不礼貌的表现。

  在会议开始前,负责给客户倒茶的服务人员要先检查自己的妆容,特别注意手部的清洁,试想一下:有谁愿意喝手部不太干净的人倒的茶水呢。

  1、倒茶的方法 倒茶的时候我们先说茶叶,茶叶不宜过多,也不宜太少。茶叶过多,茶味过浓;茶叶太少,冲出的茶没啥味道。假如客人主动介绍自己喜欢喝浓茶或淡茶的习惯,那就按照客人的口胃把茶冲好。 再说倒茶,无论是大杯小杯,都不宜倒得太满,太满了容易溢出,把桌子、凳子、地板弄湿。不小心,还会烫伤自己或客人的手脚,使宾主都很难为情。当然,也不宜倒得太少。倘若茶水只遮过杯底就端给客人,会使人觉得是在装模作样,不是诚心实意。一般以杯子的七八分满为宜。

  2、端茶的礼仪 会议倒茶的时候应该在与会人员的右后方倒茶,在靠近之前,应该先提示一下:为你奉茶、倾城2娱乐以免他突然向后转身倒了一地、如果是女士的话、杯子的拿法应该是右上左下、即右手握手着杯子的二分之一处,左手拖着杯子底部; 如果是男士的话,则双手水平拱握着杯子的二分之一处,摆放在饮水者右手上方5—10公分处,有柄的则将其转至右侧,便于取放;

  3、添茶礼仪 添水时,如果是有盖的杯子,则用右手中指和无名指将杯盖夹住,轻轻抬起,大拇指、食指和小拇指将杯子取起,侧对客人,在客人右后侧方,用左手容器填满,同样摆放在饮水者右手上方5—

  会议的通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、会议的地点、会议的主题以及会议的参加者、会议的会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

  会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

  选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:

  大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:

  地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。

  附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为上次会议是从这里开的,没出什么问题,就草率地认为这回也会同样顺利。否则,可能会造成损失。

  要有停车场。现代社会召集会议,一双草鞋一把伞赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。

  一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。

  坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:

  ①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适于1020人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

  ③教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。

  会务组应该准备有关会议议题的`必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。

  这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

  接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。

  设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

  签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。

  与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。

  倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面,手指不能因在北口上,不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖,右手吃水户,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员严阵以待,做好各项准备工作。如,会议进行第一项:

  全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如,大会宣布办法荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练,避免会场上出现混乱。

  如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事,服务人员应走到他身边,轻声转告他。如果要通知主席台上的领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频繁走动和耳语,分散与会者注意力。

  做好会后服务的准备。会议进行之中,就应为会后服务做好准备。如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

  组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。倾城2

 
 
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